Auszug - Änderung der Geschäftsordnung der städtischen Kollegien (GeschO) - Aktualisierung der Ladungsmodalitäten zu Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse  

Beschluss

1. Die Geschäftsordnung der städtischen Kollegien (GeschO) vom 29.08.2022 (ABI. vom 09.09.2022, S. 266), zuletzt geändert mit Beschluss des Stadtrates vom 15.12.2022 (ABI. vom 23.12.2022, S. 368), wird wie folgt geändert:

Die bisherigen §§ 21 bis 23 GeschO werden aufgehoben und durch folgende Paragrafen ersetzt:

§ 21 Einberufung und Ladung

(1) 1Der/Die Oberbürgermeister/in beruft den Stadtrat und die Ausschüsse zu den Sitzungen ein. 2Zu den Sitzungen des Stadtrates sind sämtliche ehrenamtlichen und berufsmäßigen Stadtratsmitglieder zu laden. 3Zu den Ausschusssitzungen werden die Ausschussmitglieder und die Berichterstatter/innen geladen. 4Die ersten stellvertretenden Ausschussmitglieder sowie die Fraktionsvorsitzenden erhalten die Ladung informativ zur Kenntnis. 5Die Ladung enthält Zeit und Ort der Sitzung sowie die vorläufige Tagesordnung i. S. v. § 22 Abs. 1 GeschO.

(2) 1Die Mitglieder des Stadtrates und der Ausschüsse werden in der Regel schriftlich zu den Sitzungen eingeladen. 2Mit schriftlichem Einverständnis des jeweiligen Stadtratsmitglieds gelten die Ladungen zu den Sitzungen durch rechtzeitige Hinterlegung in einem hierfür bestimmten Postfach als zugegangen.

(3) 1Die Mitglieder des Stadtrates und der Ausschüsse können mit ihrem jeweiligen Einverständnis -abweichend von Absatz 2- elektronisch zu den Sitzungen eingeladen werden. 2Im Falle einer elektronischen Ladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die vorläufige Tagesordnung in der Regel durch einen mit dieser E-Mail versandten Link, auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument, mitgeteilt. 3In diesem Falle geht die Ladung sowie die vorläufige Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Satz 2 im elektronischen Postfach des Empfängers bzw. der Empfängerin oder bei seinem bzw. ihrem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

(4) 1Die Ladung ist mindestens sieben Tage vor der Sitzung zu übermitteln. 2In dringenden Fällen kann die Ladungsfrist auf 3 Tage verkürzt werden. 3Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet. 4Wenn ein Viertel der ehrenamtlichen Stadtratsmitglieder die Einberufung einer Sitzung des Stadtrats unter Bezeichnung des Beratungsgegenstandes schriftlich oder elektronisch verlangt, muss diese Sitzung spätestens am 14. Tag nach Eingang des Verlangens stattfinden (Art. 46 Abs. 2 GO). 5Die Frist beginnt mit dem Eingang des Verlangens beim/bei der Oberbürgermeister/in. 6Die Sätze 4 und 5 gelten für die Ausschüsse entsprechend.

§ 22 Vorläufige Tagesordnung

(1) 1Die Tagesordnung für die Sitzungen des Stadtrats und der Ausschüsse setzt der/die Oberbürgermeister/in zunächst vorläufig fest; hierbei verteilt er/sie die Tagesordnungspunkte auf die öffentliche und die nichtöffentliche Sitzung (vgl. § 24 Abs. 3 GeschO). 2Sie enthält alle Gegenstände, die eine Beurteilung des Kollegiums erfordern oder wahrscheinlich machen sowie in Angelegenheiten, für die der Stadtrat gemäß §§ 2 bis 4 GeschO zuständig ist, die Angabe der jeweiligen Berichterstatter/innen und Mitberichterstatter/innen; in Ausschussangelegenheiten werden nur die jeweiligen Berichterstatter/innen angegeben.

(2) In die vorläufige Tagesordnung für die Sitzungen des Stadtrats werden Gegenstände, bei denen zur Meinungsbildung eine Vorberatung angezeigt erscheint, grundsätzlich nur dann aufgenommen, wenn sie im zuständigen Ausschuss vorberaten wurden, es sei denn, eine Vorberatung konnte wegen des Vorliegens besonderer Umstände nicht erfolgen.

(3) 1Die Anmeldung von Beratungsgegenständen zur vorläufigen Tagesordnung hat spätestens am zehnten Arbeitstag (Montag bis Freitag) vor dem Sitzungstermin zu erfolgen. 2Der Sitzungstag wird bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet. 3Dabei werden auch Anträge von Stadtratsmitgliedern i. S. v. § 33 GeschO berücksichtigt, die in die Zuständigkeit eines Kollegiums fallen. 4Nach diesem Zeitpunkt eingehende Anmeldungen werden als Dringlichkeitsanträge gemäß § 33 Abs. 5 GeschO behandelt.

(4) 1Die angemeldeten Tagesordnungspunkte müssen in sachlicher, rechtlicher und finanzieller Hinsicht beratungsreif sein. 2Sofern die Beratungsgegenstände die Zuständigkeiten mehrerer Referate berühren, setzt die Anmeldung eine inhaltliche Abstimmung unter den betroffenen Referaten voraus.

(5) Der Zeitpunkt und der Ort der öffentlichen Sitzungen werden unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung spätestens am dritten Tag vor der Sitzung durch Aushang im Rathaus sowie an der Amtstafel gemäß § 2 der städtischen Bekanntmachungssatzung ortsüblich bekanntgemacht (Art. 52 Abs. 1 Satz 1 GO), der örtlichen Presse mitgeteilt sowie im Intranet und Internet bekanntgegeben.

§ 23 Sitzungsvorlagen

(1) 1Für die in der vorläufigen Tagesordnung enthaltenen Tagesordnungspunkte sind in der Regel Vorlagen durch das zuständige Referat zu fertigen. 2Sie sollen einen bestimmten Antrag enthalten.

(2) 1Die fakultativen Sitzungsvorlagen sind bei Stadtratssitzungen allen Stadtratsmitgliedern, bei Ausschusssitzungen den jeweiligen Ausschussmitgliedern und den Berichterstattern möglichst frühzeitig, grundsätzlich zusammen mit der Ladung zur Sitzung, zur Verfügung zu stellen. 2Die Sitzungsvorlagen werden in der Regel im Ratsinformationssystem zum Abruf bereitgestellt. 3Die Fraktionsvorsitzenden erhalten die Unterlagen i. S. v. Satz 1 zur Kenntnis. 4Sitzungsvorlagen, die nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können, dürfen im Vorfeld der Sitzung zur vorläufigen Tagesordnung im Ratsinformationssystem ergänzt oder unmittelbar vor der Sitzung im Sitzungsraum als Tischvorlage aufgelegt werden, wenn der ihnen zugrundeliegende Vorgang unvorhersehbar war oder aus anderen Gründen nicht rechtzeitig bearbeitet werden konnte und eine Beschlussfassung in der vorgesehenen Sitzung zwingend notwendig ist.

(3) Sitzungsvorlagen für Angelegenheiten, die in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden und der Geheimhaltung oder dem Datenschutz unterliegen, können ausnahmsweise etwa als Tischvorlage aufgelegt werden.

(4) 1In Sitzungsvorlagen und in als Beratungsgrundlage dienenden Unterlagen ist der Grundsatz der Öffentlichkeit (§ 24 Abs. 1 GeschO) zu berücksichtigen. 2Sofern deren Behandlung in nichtöffentlicher Sitzung vorgesehen ist, hat die Verwaltung eine Begründung für den Ausschluss der Öffentlichkeit einzuarbeiten (Art. 52 Abs. 2 GO). 3In dieser Begründung ist darauf einzugehen, ob die Gründe für den Ausschluss der Öffentlichkeit voraussichtlich dauerhaft sind oder später wegfallen können.

2. Die im Laufe der bisherigen Wahlperiode abgegebenen Einverständniserklärungen zur Zustellung der Ladung (inkl. vorläufiger Tagesordnung) gelten fort, solange bis diese auf Grundlage der unter Ziffer 1 geänderten Paragrafen aktualisiert werden.

Abstimmungsergebnis